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Le module approvisionnement

Passer ses commandes grâce à GFC

lundi 1er mars 2010,

par L’intendant zonard

Pendant des exercices et des exercices, j’ai pratiqué l’amour libre : je n’engageais pas. Puis une SASU d’élite m’est arrivée, et elle a commencé, sans rien me dire, à faire ses approvisionnements sous GFC. Témoignage d’un converti de fraîche date...

Concrètement, il n’y a aucune raison de ne pas le faire. C’est facile, économique et agréable. Vous pouvez vous y mettre à tout moment de l’année, aucune difficulté.

Dans cet article, pour vous donner envie, je décris le travail quotidien. Référez-vous à cet article pour savoir comment assurer le paramétrage initial des approvisionnements (5 minutes montre en main)

Comment saisir un approvisionnement ?

Vous devez simplement cliquer sur le petit camion parmi les icônes permanentes de GFC ordonnateur, et ajouter une ligne. En haut de la page, on vous demande si vous utiliserez un modèle pour une commande récurrente, je n’utilise pas cette possibilité mais ça peut être intéressant.

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kmion

Ensuite, choisissez le fournisseur. On voit alors tout l’intérêt d’avoir des fiches fournisseurs bien remplies : toutes les indications de la fiche se retrouvent sur le bon de commande : numéro de fax et adresse, mais aussi le nom de votre contact, qui apparaîtra sous la forme de à l’attention de M. Untel sur le bon de commande. Pensez aussi, dans l’onglet Etablissement, à indiquer le numéro de client de votre EPLE chez chaque fournisseur : il sera alors automatiquement porté sur le bon de commande.

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crea

Pensez bien à cocher, dans la plupart des cas, la case "avec bon original". Vous pourrez la laisser décochée si vous avez passé commande par téléphone par exemple.

Sélectionnez l’imputation, et en référence mettez un titre général à l’opération, qui vous est propre. Le service destinataire sera l’intendance, la cuisine, le chef de travaux, etc. Le point de livraison sera à l’adresse de votre portail des ateliers, celui de la cuisine ou autre encore. Ce cartouche sera désactivé si vous cochez, plus loin à droite, la case "commande emportée".

La case "bon non chiffré" est à utiliser lorsque vous passez commande sans savoir le tarif des articles achetés. Dans le bon de commande, à la place du prix figurera la mention "votre tarif". Cela ne vous dispensera pas de mettre votre estimation du prix dans la saisie du détail des articles.

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ligne

Dans le cadre du bas, il est temps d’ajouter une ligne par type d’article que vous souhaitez commander. Dans le cartouche Article, mettez le nom de ce que vous achetez : papier repro A4 80 g, "spaghetti" ou bien vérification extincteurs. GFC conservera en mémoire ces intitulés, en remplissant de manière automatique à votre place à l’avenir.

Dans le cartouche référence, vous pourrez mettre "VIIZGFC", "Gloubiboulga", "318i", bref, le nom de code précis pour le fournisseur de ce que vous lui demandez. Dans la case Unité, vous répondrez "ramette 500 ff", "kilo", "lot de 10", ou bien "unité".

Prix à l’unité (et là si vous dépassez 800 €, vous savez devoir passer en immobilisation), taux de TVA applicable, avec le taux 0,00 % si vous connaissez uniquement le prix TTC.

La délicieuse fonction des marchés issue de l’adoré EPCP est bien sûr présente.

Comment ça se passe ensuite ?

Vous vous retrouvez avec une liste d’approvisionnements saisis. Il faut aller chercher, un peu paumé dans les menus, de quoi valider tout ça.

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validdoc

A gauche dans la fenêtre qui apparaît, vous pourrez demander les appros en attente de validation, et cliquer sur la page blanche barrée d’un trait rouge pour les valider. Alors se lance l’édition des bons de commande, c’est là que vous vous rendrez compte que parfois vous avez omis de cocher la case "bon original".

Plus tard, vous aurez le loisir de valider les bons édités, ce qui vous empêchera de les modifier, alors qu’un bon de commande déjà édité peut être repris, mais sera alors forcément réimprimé.

La validation va purger la liste des approvisionnements en cours de saisie, et générer les engagements.

Par la suite, vous pourrez liquider en faisant appel aux dits engagements, récupérant ainsi le fournisseur, l’imputation, le marché... il ne reste plus qu’à indiquer le tarif définitif et mettre la référence et le commentaire.

La fiche d’approvisionnement, kesako ?

Le module d’appro va systématiquement imprimer, sans vous demander votre avis, une fiche d’approvisionnement dont vous ne saurez que faire au début. En fait la fiche d’appro comporte des informations qui ne concernent pas le fournisseur et ne sont donc pas portées sur le bon de commande : le marché, le code de gestion, etc.

De plus, si vous saisissez plusieurs approvisionnements chez le même fournisseur, il n’y aura qu’un seul bon de commande. C’est bon pour les frais de livraison, mais mauvais par la suite car vous risquez de devoir ventiler la facture pour la payer. Vous pouvez contourner cela en imprimant vos bdc au fur et à mesure de la saisie.

En fait la fiche d’appro sera le document que vous mettrez dans le duplicata de vos pièces justificatives, le bon de commande étant destiné au fournisseur et vous n’êtes pas supposé l’avoir conservé, même si très souvent après l’avoir faxé il vous reste entre les mains.

Qui peut faire les approvisionnements ?

Plein de gens, et c’est bien ça qui est génial. Avec GFC en réseau, chez moi les appros sont utilisés par l’intendance, mais aussi le bureau de gestion du Greta, le chef de travaux, son assistant et le chef de l’équipe mobile d’OP. Comme on peut limiter de manière assez fine les autorisations, il est parfaitement envisageable de proposer par exemple à votre CDIste d’assurer lui-même ce travail, ce qui lui permet au passage un suivi parfait de ses crédits.

Concrètement, ces utilisateurs gagnent en autonomie, mais le contrôle demeure par la signature de l’ordonnateur, qui reste nécessaire sauf délégation, et pour l’intendance cela permet de supprimer l’essentiel du travail de saisie, les liquidations pré-mandatement en sont fortement allégées. Et en prime, la comptabilité d’engagements est parfaite !

Dernier argument, le module d’approvisionnements vous permettra de marquer quelques points de plus dans la dématérialisation et le zéro-papier à l’intendance.


Prochainement, les mémoires !

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